Единая система управления несоответствиями

(опубликовано в журнале Методы менеджмента качества 10.2009)

Введение

Одной из составляющих, необходимых для постоянного улучшения, является разработка и выполнение корректирующих и предупреждающих действий. Для того чтобы их грамотно разработать необходимо, выявлять несоответствия и определять их причины. Источников выявления несоответствий достаточно много:

-     управление несоответствующей продукцией,

-     результаты внутренних аудитов,

-     проверки уровня контроля технологической дисциплины и т.д.

Во многих организациях для процедур выявления и фиксирования несоответствий в различных областях деятельности разработаны различные формы актов несоответствия. Однако данные акты не всегда содержат графы, необходимые для анализа. К примеру, в некоторых организациях в актах по внутреннему аудиту фиксируются несоответствия и корректирующие и предупреждающие действия, при этом в них отсутствует такая значимая графа как «причины несоответствия». Очевидно, что правильные корректирующие и предупреждающие действия очень сложно разработать без четкого определения причин.

Главный смысл или основная ценность системы единого управления несоответствиями.

 

Если один человек будет оформлять акты несоответствия по единой установленной форме по одной и той же четкой последовательности («Несоответствие» → «Причина» → «Коррекция» → «Корректирующие и предупреждающие действия») в совершенно разных сферах деятельности (управление несоответствующей продукцией, внутренние аудиты, контроль технологической дисциплины и т.д.) постепенно сформируется полезная способность - осуществлять постоянное улучшение в повседневной деятельности, а именно все проблемы устранять и предотвращать в четкой последовательности (рис.1).

Рисунок 1. Последовательность устранения несоответствий.

Данная способность и является основным результатом внедрения системы, т.к. в первую очередь система менеджмента качества должна существовать не на бумаге, а в «голове» сотрудников. То есть главное – сформировать убежденность и полезную способность у каждого сотрудника организации - постоянно улучшать деятельность.

Конечно, наличие данной системы не достаточно для полного осознания всеми сотрудниками необходимости постоянного улучшения, но является еще одним важным фактором, помогающим донести такое понимание до сотрудников.

 

 1. Определение источников несоответствий

Определение источников сбора информации по несоответствиям (виды актов несоответствия) по следующим направлениям:

-     Претензии потребителей,

-     Входной контроль продукции,

-     Управление несоответствующей продукцией в процессе производства,

-     Внутренние аудиты СМК,

-     Критерии результативности процессов,

-     Метрологический надзор за состоянием, хранением средств измерений,

-     Контроль технологической дисциплины,

-     Предписания по зданиям и сооружениям, 

-     Предписания по технике безопасности.

 

2. Разработка универсальной формы акта несоответствия

Форма универсального (единого) акта несоответствия определяется конкретной организацией, но она обязательно должна содержать:

- источники сбора информации или этап обнаружения (несоответствующая продукция, внутренние аудиты и т.д.);

-            описание несоответствия;

- причины несоответствия; здесь также возможно для поиска первопричины предусмотреть графы: «причины 1-го уровня», «причины 2-го уровня» (т.е. те, которые влияют на причины 1-го уровня) и т.д.

-   коррекцию (действия, направленные на устранение несоответствия, технология исправления);

-  корректирующие действия (действия, направленные на устранение причин несоответствия) и предупреждающие действия (действия, направленные на устранение потенциальных причин несоответствия).

Пример формы акта несоответствия представлен на Рисунке 2 (в акте указаны только основные графы).

Рисунок 2

Проблемы, которые могут возникнуть при объединении акта, их возможные решения, а также другие рекомендации.

Для разных направлений обычно требуется различная специфическая информация; поэтому универсальный акт может содержать приложения, которые содержат дополнительную специфическую информацию в зависимости от направления.

Акты по несоответствующей продукции обычно содержат расчет затрат. Если объем информации не помещается на двухсторонний акт несоответствия, можно расчет затрат вынести на отдельный дополнительный лист. Т.е. если расчет затрат не нужен - в акте его не будет; если нужен - прикладывается отдельный лист – приложение с расчетом затрат с обязательным указанием ссылки на номер акта.

В актах по контролю технологической дисциплины возможно необходим перечень проверяемых требований, выполненный в виде вопросника (например, наличие документации, соблюдение режимов и т.д.). Данный вопросник также можно вынести на отдельный лист как постоянное приложение к акту.

Все акты несоответствия должны иметь одинаковую форму, однако каждый вид акта несоответствия и его приложения в зависимости от направления (продукция, результаты внутренних аудитов и т.д.) может быть отпечатан разным цветом шрифта. Например:

-     у актов несоответствия на продукцию – черный цвет шрифта и всех рамок,

-     у актов для внутренних аудитов – синий цвет,

-     у предписаний по технике безопасности – красный цвет и т.д.

Кроме того, если в каком-нибудь виде акта несоответствия не нужна какая-либо графа, то ее можно закрасить каким-нибудь темным цветом, поставить прочерки или написать «графа не заполняется».

В актах несоответствия по предписаниям по технике безопасности и зданиям и сооружениям обязательно написать слово «Предписание».

В графе «1. Этап обнаружения» для быстрого определения вида акта несоответствия выделять маркером этап обнаружения.

 

       При разработке формы акта несоответствия следует учесть, что часто слова «Брак» или «Несоответствие» расценивается как что-то негативное. Поэтому возможно заменить название «Акт несоответствия» на «Акт постоянного улучшения» или «Акт улучшения». А слово «Несоответствие» (в акте) на «Ситуация, требующая улучшения».

 

       3. Сбор,обработка, анализ информации, контроль выполнения действий по несоответствию

       На данном этапе необходимо создать электронные базы с классификацией по каждому виду акта несоответствия (возможно объединение некоторых видов актов в одной базе: например, управление несоответствующей продукцией, входной контроль, претензии потребителей), которые будут содержать всю необходимую для анализа информацию. При создании баз необходимо предусмотреть отметку о выполнении корректирующих и предупреждающих действий. На основе таких электронных баз можно формировать различные отчеты, осуществлять рассылки напоминаний для выполнения руководителям и т.д.