Оценка и выбор поставщиков

(опубликовано в журнале Методы менеджмента качества 08.2009)

Введение

ГОСТ Р ИСО 9001 – 2015.

П.8.4 Управление процессами, продукцией и услугами, поставляемыми внешними поставщиками

П. 8.4.1 Общие положения.

…..

Организация должна определить и применять критерии оценки, выбора, мониторинга результатов деятельности, а также повторной оценки внешних поставщиков, исходя из их способности выполнить процессы или поставлять продукцию и услуги в соответствие с требованиями. Организация должна  регистрировать и сохранять документированную информацию об этих действиях и о любых необходимых действиях, вытекающих из оценок.

Для достижения этих целей может применяться балльная оценка поставщиков.

В ходе такой оценки, сравниваются поставщики по заранее установленным критериям (цена, сроки, качества, наличие СМК и другие).

Поставщики получают баллы, кто набрал наибольший балл, тот и выиграл тендер (или получил больше квоты) на поставку продукции.

При внедрении балльной «оценки и выбора поставщиков» на практике можно столкнуться с проблемой подсчета баллов.

Например: Установили периодичность оценки 1раз в квартал – т.е. в конце квартала собирается информация за текущий период по всем поставщикам и конкретным поставкам и анализируется. Но, как часто бывает, сотрудники отдела снабжения работают в жестком авральном режиме, и оторвать их от текущих дел затруднительно.

Таким образом, сбор информации может превратиться в очень серьезную проблему, не говоря уже о сложных расчетах и анализе.

Из практики: собирали информацию 3 дня, так как потребовалось поднимать огромное количество различных документов: мониторинг рынка, приходные ордера, акты несоответствия и т.д. Наконец, собрав информацию и проанализировав ее, поняли, что за квартал мы не смогли оперативно отреагировать, и в некоторых случаях поменять поставщика.

Цели представленной ниже методики:

1) Максимально упростить сбор информации для оценки и выбора поставщиков (не тратить лишнее время на сбор данных).

2) Выбор поставщика на основе оперативной информации (не ждать окончания длительного периода).

Для достижения данных целей:

1) Определили 6 критериев оценки.

 

2) Определили Три этапа оценки и выбора поставщиков.

 

Рисунок 1 – Схема оценки и выбора поставщиков

 

3) Установили максимальное количество баллов, которое может получить поставщик - 100.

4) Установили: Категории поставщиков:

Категория

поставщика

К (балл)

А - отличные

81 ¸ 100

В - надежные

51 ¸ 80

С - ненадежные

0 ¸ 50

IЭТАП – Мониторинг рынка поставщиков

 

На данном этапе поставщики оцениваются по 3 критериям и по категории поставщика

Пояснения:

1)   Если сроки поставки не устраивают, то критерий для поставщика равен нулю.

2)   Уровень цены поставщика необходимо сравнивать с минимальной ценой, иначе при окончательном расчете на III этапе может оказаться, что критерий будет более чем 100 баллов (это не допустимо).

3)   Если поставщик новый, то ему присваивается категория «В».

4)   Важной частью на этом этапе являются также транспортные затраты (их можно включить в цену, или же сделать отдельным критерием).

 

Пример: Проведем мониторинг рынка по двум позициям металлопроката (Круг 130 У10А и круг 180 У10А) по трем поставщикам (Рисунок 2):

 

Рисунок 2 - «Мониторинг рынка поставщиков»

 

По кругу 130 У10А мы выбираем Поставщика ООО «Метметалл», поскольку у него- 32 балла, тогда как у остальных поставщиков баллов меньше.

IIЭТАП – Оценка поставки.

На данном этапе оценивается поставка по 2 критериям:

Пример: Продолжим оценку поставки по выбранному на I этапе поставщику ООО «Метметалл».

Сразу после принятия решения по выбору поставщика на I этапе, копируем информацию только этого поставщика из файла «Мониторинг рынка поставщиков» в файл «Оценка поставок» (Рисунок 3) и ждем поставки.

После поставки заполняем графы «Качество ТМЦ» и «Выполнение срока по договору», автоматически рассчитывается критерий поставки.

Дополнительными положительными моментами файла «Оценки поставок» является то, что он содержит все бывшие и будущие поставки, что помогает без труда контролировать их. Кроме того, используя фильтры можно, к примеру, выбрать все поставки по конкретному поставщику, или нужной дате и т.д.

Примечание:

Если же отсутствует необходимость или возможность проводить  I этап «Мониторинг рынка поставщиков» перед каждой поставкой, то критерий «Мониторинга рынка поставщиков» не рассчитаешь. В этом случае нужно брать данный критерий из предыдущих «мониторингов рынка» данного поставщика (среднее или др.).

 Рисунок 3 - «Оценка поставок»

      IIIЭТАП – Периодическая оценка поставщиков

 На данном этапе оценивается поставщик и добавляется один критерий:

     

В данной форме для каждого поставщика определяется категория поставщика (А, В, С) на основе рассчитанных на II этапе критериев поставок.

Пример: Продолжим оценку по выбранному поставщику ООО «Метметалл» (Рисунок 4).

Рисунок 4 – «Периодическая оценка поставщиков»

На III этапе определили категорию поставщика, которую можем использовать при следующем мониторинге рынка (I этап), т.е. замкнуть нашу циклическую процедуру «Оценка и выбор поставщиков».

Дополнительные рекомендации:

Вы можете добавлять любые критерии на различных этапах по вашему усмотрению.

В файл «Мониторинга рынка поставщиков» занесите только форму со всеми формулами и установите этот файл только для чтения. Тогда при каждом новом мониторинге рынка поставщиков данный файл будем открывать, заполнять, но сохранять под новым именем в отдельно отведенной папке.

Формы «Оценка поставок» и «Периодическая оценка поставщиков» расположите в одном файле на разных листах.

Чтобы не допускать ошибки при расчетах занесите ограниченным списком значения ячеек в графах:

Этап оценки

Ячейки в графах

Возможные варианты списка

«Мониторинг рынка поставщиков»

«Срок устраивает»

«Да»

«Нет»

«Условия оплаты»

«предоплата»

«ч/предоплата»

«по отгрузке»

«по приемке»

«Оценка поставок»

«Качество ТМЦ»

«Есть акт несоответствия»

«Нет акта несоответствия»

«Выполнение сроков по договору»

«Срок»

«Срыв»

«Периодическая оценка поставщиков»

«Наличие СМК»

«Да»

«Нет»

 

Здесь можно скачать формы (OVPformy) и примеры заполнения (OVPprimer)